Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Agar dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan, maka diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode sebaik-baiknya.

Keberhasilan dan kegiatan manajemen kearsipan secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisien pemakaian peralatan tersebut. Agar file atau berkas dapat lebih sistematis, rapi, efisien dan efektif maka pengarsipan sebaiknya menggunakan peralatan dan perlengkapan sebagai berikut :

a). Map (Folder)

Semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atau untuk menempatkan judul file yang bersangkutan.

b). Petunjuk dan Permisah (Guide)

Guide merupakan petunjuk, tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus sebagai pemisah antra berkas-berkas tersebut,bentuknya persegi empat panjang.

c). Berkas Pengingat (Tikler File)

Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip.

d). Lemari Arsip (Filling Cabinet)

Filling cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya yang berbentuk segi empat panjang, diletakan secara vertikal atau berdiri, terbuat dari kayu atau logarn. Pada umumnya filling  cabinet berlaci 4 (empat), tetapi ada juga yang terdiri dari 5 (lima) atau 6 (enam) laci tersusun kebawah, ditengah-tengah dasar laci terdapat saluran memanjang dari depan kebelakang, yang berguna untuk meletakan atau memasukan guide.

e). Rak Arsip

Rak arsip yang digunakan untuk menyimpan berkas atau arsip. Fungsinya tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan. Cara penataan arsip sama dengan cara penataan filling cabinet, hanya saja pada susunannya vertikal kesamping dari arah kiri ke kanan. Petunjuk dan folder akan ditempatkan di rak sisi samping.

f). Ordner

Adalah map besar dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat dan dapat di simpan secara vertikal atau berdiri tegak.

Loading...