Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip

Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan sumber informasi atau data yang membantu melancarkan tugas pekerjaan dan menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan yang sedang dihadapi, maka arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Tujuan penataan arsip ada 3 (tiga) yaitu:

Arsip
  1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pembaca suatu persoalan.
  2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
  3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan-kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata tangkap (Caption) dari warkat yang disimpan dengan berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dipakai sebagai sistem penyimpanan ada 5 (lima) yaitu:

  • Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen yang bersangkutan. Nama terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu nama orang dan nama badan usaha. Nama orang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal sedangkan nama badan usaha terdiri dari nama badan usaha pemerintah, swasta dan organisasi. Sistem abjad penyimpanan yang paling sederhana dan mudah dalam menemukan dokumen yang diperlukan. Karena dalam mencari dokumen petugas dapat langsung ketempat penyimpanan dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Penyusunan dalam sistem abjad adalah urutan dan mengelompokan dokumen bedasarkan abjad dari A sampai Z.

  • Sistem Subjek atau Pokok Soal (Subjec Filling System)

Suatu sistem penyimpanan yang berdasarkan pokok soal yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan atau organisasi, isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan atau subjek. Dalam pelaksanaan sistem ini terlebih dahulu harus ditentukan masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari dimana masalah-masalah tersebut akan dibedakan sebagai kegiatan utama yang akan menunjukan guidenya dan kegiatan selanjutnya akan menujukkan mapnya.

  • Sistem Nomor atau Angka (Numberical Filling System)

Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang menjadi nomor surat adalah nomor yang telah ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Nomor kode penyimpanan harus berbeda dengan nomor surat.

  • Sistem Wilayah atau Daerah (Geographical Filling System)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah atau daerah. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat. Sama halnya dengan sistem abjad dan sistem nomor, susunan guide dan folder atau mapnya diatur menurut tingkat judul wilayah seperti Negara, Provinsi, Kabupaten, Kecamatan dan seterusnya. Sedangkan dalam tempat penyimpanan itu sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem abjad atau sistem tanggal. Contoh surat yang berasal dari Jakarta ditempatkan pada laci yang berjudul Jakarta dan seterusanya.

  • Sistem Tanggal atau Kronologis (Cronologycal Filling System)

Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim diluar. Penyimpanan warkat sistem ini biasanya mempergunakan map ordner. Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal.

Loading...