Pengertian, Tujuan, Fungsi, Unsur-Unsur Dan Sistem Pengendalian Internal Kas

Pengertian, Tujuan, Fungsi, Unsur-Unsur Dan Sistem Pengendalian Internal Kas

Pengertian Pengendalian Internal

Menurut COSO (2013), pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan komisaris, manajemen dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:

  1. efektifitas dan efisiensi operasi
  2. keandalan pelaporan keuangan
  3. kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Terdapat lima komponen pengendalian internal menurut COSO, yaitu:

  1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
  2. Penilaian Resiko (Risk Assessment)
  3. Kegiatan Pengendalian (Control Activities)
  4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
  5. Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities)

Menurut Arra (2005:234), pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.

Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Defenisi sistem pengendalian internal tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian internal tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer.

Menurut Charles (2006:372) pengendalian internal adalah perencanaan organisasi dan semua tindakan yang terkait yang diterapkan oleh entitas untuk mencapai 4 tujuan:

  1. Mengamankan aktiva. Suatu perusahaan haruslah mengamankan aktivanya; apabila tidak, perusahaan akan membuang-buang sumber daya mereka.
  2. Mendorong para karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan. Setiap orang di dalam organisasi haruslah bekerja untuk tujuan yang sama.
  3. Meningkatkan efisiensi operasional
  4. Memastikan pencatatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan. Pencatatan yang baik sangatlah penting.  Tanpa pencatatan yang dapat diandalkan, manajer tidak dapat menentukan investasi apa yang harus dilakukan atau menentukan berapa harga produk. Bank-bank tidak akan dapat menentukan apakah akan memberikan pinjaman atau tidak.

Pengendalian Internal Kas

Kas merupakan aset likuid yang mudah digunakan, banyak yang menginginkan sehingga mudah dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu entitas perlu merancang pengendalian internal yang baik agar kas perusahaan aman dan terlindungi. Perlindungan terhadap kas dapat berupa fisik maupun perlindungan untuk menjaga agar kas tidak digunakan untuk kepentingan yang tidak seharusnya.

Beberapa bentuk pengendalian terhadap kas misalnya sebagai berikut:

  1. Terdapat pemisahan tugas antara pihak yang melakukan otorisasi dengan pembayaran, pihak yang melakukan pengelolaan kas dan pencatatan, pihak pengguna dan pihak pembayar. Tingkat pemisahan tugas disesuaikan dengan kebutuhan entitas. Pada entitas yang besar pemisahan tugas dilakukan dalam unit terpisah, namaun dalam entitas kecil pemisahan tugas tidak dapat dilakukan secara ideal. Utamanya, harus ada kroscek dan control dari pihak lain, sehingga penyalahgunaan wewenang dapat dihindari.
  2. Penggunaan lemari besi (brankas) untuk menyimpan kas atau di ruang tertutup dengan akses terbatas.
  3. Penerimaan dan pengeluaran kas menggunakan rekening yang berbeda
  4. Pengeluaran uang dilakukan melalui bank dan menggunakan cek sehingga terdapat pengendalian pencatatan oleh pihak lain.
  5. Penerimaan kas melalui bank, untuk keamanan dan pengendalian pencatatan
  6. Penggunaan sistem imprest kas kecil untuk memenuhi kebutuhan kas dalam jumlah kecil
  7. Rekonsiliasi antara pencatatan perusahaan dengan rekening koran bank.

Menurut Slamet (2013:5) kas merupakan aset yang menjadi permulaan siklus operasi perusahaan. Oleh karena itu, kas merupakan titik awal untuk sistem pengendalian akuntansi. Kas memiliki tiga karakteristik yang menarik, yaitu (i) dapat ditukar sewaktu-waktu menjadi aset nonkas karena sifatnya sebagai alat pertukaran/pembayaran, (ii) mudah digelapkan karena bentuknya kecil dan mudah dipindahkan karena bobotnya ringan dan (iii) tidak ada identitas pemiliknya.

Tujuan dan Fungsi Pengendalian Internal Kas

Tujuan Pengendalian Internal Kas

Tujuan pengendalian internal kas menurut Mulyadi (2001:163) adalah:

  • a) Menjaga kekayaan organisasi
  • b) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
  • c) Mendorong efisiensi
  • d) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Fungsi Pengendalian Internal Kas

Baridwan (2005:13) mengatakan bahwa fungsi pengendalian internal (internal control) yaitu sebagai berikut:

  • a) Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi
  • b) Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
  • c) Memajukan efisiensi dan operasi
  • d) Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu.

Sebagaimana telah diketahui bahwa fungsibpengendalian internal (internal control) sangat luas, baik administratif maupun akuntansi, tetapi bukan berarti tidak ada lagi peluang bagi orang-orang tertentu pada suatu organisasi untuk melakukan kecurangan atau penyelewengan serta kesalahan-kesalahan. Dengan adanya pengendalian internal (internal control), pelaksanaan kegiatan penyelewengan dan kecurangan-kecurangan serta kesalahan-kesalahan yang merugikan, namun demikian, semuanya tergantung pada kemampuan dan kesanggupan dari pelaksanaannya.

Unsur-Unsur Pengendalian Internal Kas

Menurut Mulyadi (2001:164), unsur pokok sistem pengendalian internal adalah:

1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas.

Pembagian tanggung jawab fungsionalndalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

  • Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
  • Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi.

Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya yang tinggi. Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.

3. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jka tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalamnpelaksanaannya.

Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

  • Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
  • Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
  • Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
  • Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
  • Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkapkan oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.
  • Secara periodic diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodic harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.

Sistem Pengendalian Internal Kas

Pengendalian internal kas merupakan alat yang sangat membantu seorang pemimpin perusahaan dalam melaksanakan tugas sehingga mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan.

Menurut Mulyadi (2010:63) pengertian sistem pengendalian internal adalah :

“Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, mendorong tercapainya hal-hal tersebut diperlukan syarat-syarat tertentu yang merupakan unsur dari pengendalian itu sendiri, apabila syarat ini dipenuhi maka tujuan perusahaan dapat dicapai secara maksimal dengan menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan efisien.”

Pengendalian internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinir yang dianut dalam suatu perusahaan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur sistem pengendalian internal:

  • Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
  • Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
  • Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Ada empat ciri sistem pengendalian internal yang memadai yang merupakan unsur-unsur pengendalian internal, yaitu:

1. Suatu bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat

Pada dasarnya, syarat pengendalian internal yang baik dalam organisasi adalah terdapatnya pemisahan fungsi tugas dan wewenang. Secara umum dapat dikatakan antara pelaksanaan dan penyimpanan dan pencatatan harus ada pemisahan. Seseorang tidak diberikan merangkap dua atau lebih tugas dari setiap bagian. Pemisahan tidak hanya menghindari adanya manipulasi, akan tetapi sekaligus merupakan alat yang saling mengecek pekerjaan antara petugas.

2. Sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak

Salah satu unsur pengendalian internal adalah adanya sistem otorisasi. Maksud dari sistem otorisasi ini bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus disahkan oleh petugas yang berwenang. Dalam pelaksanaannya, pendelegasian wewenang harus diawasi.

3. Perusahaan yang sehat dalam melaksanakan tugas dari setiap unit organisasi

Perusahaan yang mempunyai praktek-praktek yang sehat dapat membantu tercapainya pengendalian internal yang baik, ini dapat dilihat dengan diadakannya rotasi pegawai agar tidak timbul kerja sama untuk membuat kecurangan.

4. Pegawai-pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya

Pegawai yang berkompeten dan dapat dipercaya akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dengan demikian akan menunjang pengendalian internal. Langkah untuk mendapatkan pegawai yang berkompeten dan jujur sudah dimulai sejak penerimaan pegawai yang baru.

Dengan adanya seleksi penerimaan pegawai, maka dilakukan latihan-latihan bagi pegawai sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh pegawai yang bersangkutan. Pegawai yang ada ditempatkan dan ditugaskan pada bidang yang sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh pegawai yang bersangkutan. Pegawai yang ada ditempatkan dan ditugaskan pada bidang yang sesuai dengan keahlian dan kemampuan yang dimilikinya. Penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan kemampuannya sangatlah penting, karena akan menunjang peaksanaan pengendalian internal dan keberhasilan operasi perusahaan.

Lihat daftar pustaka di sini

Loading...
Loading...

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *